– Det ordnas en del skräddarsydd utbildning för upphandlingsarbetet, men erfarenhet är också till hjälp, säger Ari Hietaharju.
Han jobbar som TeeSes upphandlingssakkunnig med en handelsutbildning och nästan 20 års erfarenhet av upphandlingar. Tidigare jobbade Ari länge för som upphandlingssakkunnig på Seinäjoki centralsjukhus.
– Jag vill ha en förändring och på den vägen blev jag. För mig var det mycket viktigt att TeeSe kunde erbjuda möjligheten till distansjobb eftersom nu kan jag jobba i min gamla hemstad Vasa.
Ingen i teamet blir ensam med sitt arbete, utan att man inom den lilla upphandlingsenheten alltid kan fördela uppgifter om arbetssituationen så kräver
Förutom Ari består TeeSes upphandlingsteam av fem andra upphandlingssakkunniga, inklusive en upphandlingschef. Teamets arbete omfattar upphandlingar för Vasa stad och stadskoncernens samfund, samt upphandlingar för TeeSes direkta och indirekta ägare. Arbetet handlar om upphandling av service och varor, gemensamma anskaffningar och separata upphandlingar. TeeSes upphandlingsteam sköter bl.a. upphandling av café-tjänster för skateparken vid Metviken, anskaffning av möbler till skolor, daghem och kontor, byggentreprenader samt laddningsstationer för elbilar. Förutom utformningen av anbudsbegäran kan upphandlingsteamet vid behov ta hand om hela upphandlingsprocessen, inklusive avtalshandlingarna.
Det gäller att vara noggrann och ha is i hatten
Enligt Ari är huvudsakliga målet alltid att göra en lyckad anskaffning, det vill säga att den enhet som begärt upphandlingen får de produkter eller tjänster som motsvarar behovet bäst. – Det är lätt att utforma en anbudsbegäran när man vet klart och tydligt vad som behovs. I det här arbetet är det viktigt att vara noggrann, och när man undviker fel undviker man en massa onödigt arbete. Det lönar sig också att vara uthållig eftersom det ibland finns många upphandlingar i kö. Vi har hela tiden flera upphandlingsprocesser på gång samtidigt, och processerna kan ta från några veckor upp till flera månader, beskriver Ari sitt arbete.
Arbetet lär och vi-andan bär
Enligt Ari är det bästa med arbetet som upphandlingssakkunnig att det är intressant och varierande. Samtidigt som han förbereder en ny upphandling får han sätta sig in i nya saker som han kanske annars inte skulle ha kommit i kontakt med.
– Här senast var det till exempel intressant att ta reda på laddningsstationer för elbilar, berättar Ari.
För Ari är det mycket viktigt att veta att ingen i teamet blir ensam med sitt arbete, utan att man inom den lilla upphandlingsenheten alltid kan fördela uppgifter om arbetssituationen så kräver. Det är kärnan till bra sammanhållning.
–Vi är en serviceenhet, så jag tycker att även om vi alla har våra egna uppgifter, ska det vi åstadkommer tillsammans synas utåt, funderar Ari.
Upphandlingsteamet trivs bra tillsammans, även utanför arbetstid: fyra medlemmar i teamet har blivit förtjusta i padel och spelar tillsammans en gång i veckan när datorerna har stängts för dagen. Ari har själv spelat badminton nästan hela sitt liv och gläds nu åt att ha hittat likasinnade kollegor som gillar racketsport. En padelracket, och på vintertid också skidutrustning, hör till arbetsrummets standardutrustning för honom.
– I år hann jag skida många gånger på skidspåren vid Öjberget.
När man till vardag yrkesmässigt upphandlar varor och service väcks frågan om Ari månne funderar, överväger och planerar sina egna anskaffningar hemma lika noggrant? Och får hans vuxna barn som redan flyttat hemifrån göra sina anskaffningar utan faderliga råd?
– Det där erkänner jag inte, men något sånt gör jag säkert automatiskt utan att tänka desto mer på det, avslutar Ari med ett brett leende.